Ako stihnúť v práci všetko aj keď je toho veľa

Foto: Pexels

Ahoj decká. Čo sa týka stíhania všetkého, čo sa na človeka v práci zvalí, som majstrom sveta. Vážne. Naučila ma to prvá práca, ktorú som mala po vysokej škole, kde sme zažívali extrémne tlaky, fungovala som v šialených nadčasoch, každá jedna úloha mala termín, ktorý nebolo možné posunúť. Veľa úloh prichádzalo na poslednú chvíľu, niektoré sa zdali nezvládnuteľné. Keď som si niekedy povedala, že fuuu, je toho už ale fakt dosť (len trošku vulgárnejšie:), prišlo do toho ešte X nových, nečakaných úloh. Človek si bol sám sebe pánom, a tak to, či sa niečo stihne alebo nie, záviselo naozaj iba od šikovnosti, ochoty a niekedy doslova vynaliezavosti jednotlivca. Prvé cca 3 roky som pracovala veľa. Zomlelo ma to. Potom som začala pracovať efektívne. Uvedomila som si, že môj zamestnávateľ za mnou nikdy nepríde s vetou Ivka, nemusíš toľko pracovať..., ale musím to byť JA, kto si to povie. Ako na to?

Urobte si prehľad všetkých úloh, na ktorých pracujete alebo pracovať budete a vytvorte si plán ich vybavovania. Môžete na to použiť pero a papier, Excel, poznámkový blok v počítači alebo nejakú sofistikovanú aplikáciu - je to na vás. Nájdite si spôsob, ktorý vám vyhovuje. Pri mojej práci sú pero a papier nepraktické, používam Excel, kde si viem poznámky rýchlo pridávať, mazať, zoraďovať, filtrovať, viem si vytvárať tabuľky, harmonogramy, prehľady, farebne si zvýrazňovať... Tento prehľad úloh si na začiatku každého pracovného dňa aktualizujete. Podstatné úlohy sú v zozname navrchu (alebo vyznačené farebne), najmenej podstatné naspodku (alebo bez zvýraznenia). Stanovenie priorít je veľmi dôležité. Je úplne jedno, že ste v daný deň vybavili 20 vecí, ktoré počkajú, keď ste nevybavili tú jednu jedinú, ktorá mala deadline. Ku každej úlohe teda potrebujete poznať jej dôležitosť, tá sa obvykle meria termínom alebo dôležitosťou osoby, ktorá ju zadala. Pamätajte si, že úlohy bez termínu sú tie najhoršie, pretože vás budú v zozname strašiť naaaozaj dlho a do takých úloh sa vám nebude chcieť pustiť už len z princípu (načo keď netreba). Čokoľvek riešite, vždy sa pýtajte, do kedy to má byť hotové. Nadriadeného, kolegu, klienta... Každý má nejakú predstavu o tom, čo je pre neho akceptovateľná doba. 

Už máte teda plán a stanovené priority. Ide sa pracovať. Telefón dajte bokom. Ak je to možné, vypnite si zvonenia alebo si zapnite letový režim. Ak to možné nie je (očakávate telefonát, potrebujete byť k dispozícii...), vypnite si zvuky aspoň na aplikáciách, ktoré by vás vyrušovali - facebook, instagram, whatsapp..., veď vy viete, ktoré sú to. Keď bude niečo NAOZAJ súrne, daná osoba vám napíše sms alebo vám zavolá a nebude vám písať na messenger. Pracujte v blokoch. Po bloku práce na úlohe A príde na rad blok práce na úlohe B. Neskáčte z jednej úlohy do druhej, kým prvá nie je dokončená. Napr. po bloku aktívnej práci na počítači príde blok, kedy obvoláte zmeškané hovory (lebo ste ich poslednú hodinu pre vypnuté zvonenie nezdvíhali). Je dôležité vedieť byť nedostupný. Inak vás bude stále niekto a niečo vyrušovať. Ak je to možné, je to vo vašich kompetenciách a nerobí vám to problém, delegujte. Nemusíte všetko robiť vy. 

Čokoľvek robíte a nestíhate, orientujte sa na výsledok. Jasné, viete to urobiť aj lepšie/krajšie, ale keď máte na niečo 10 minút, nerobte veci, ktoré trvajú 30 minút. Príklad - ak pracujete na nejakej tabuľke plnej textu/čísel, tak nech tam je ten text a čísla - zamerajte sa na obsah, nech tabuľka vypovedá, o čom má. To, že tabuľka nie je farebná, neobsahuje orámovanie, zarovnanie textu, bold a kurzíva... si napokon možno nikto nevšimne. Sústreďte sa na to, čo je naozaj dôležité. Je mnooožstvo ľudí, ktorí nemajú ani z polovice tak vyvinutý zmysel pre detail a estetiku, tí vám absenciu farieb v tabuľke rozhodne vyčítať nebudú. Ľudia často robia veľa, ale nerobia efektívne. Alebo o práci hlavne veľa hovoria. Ak sčítame čas, kedy o práci len hovorili a čas, kedy prácu naozaj vykonávali, fuuu, to sú ale makáči!!! Len výstup po nich nie je žiadny... Nie je dôležité pracovať od svitu do mrku, ale pracovať tak dlho, ako je treba. Nevenujte žiadnej úlohe viac času ako je nevyhnutné. Ak už nejaká tabuľka musí mať ten bold a orámovanie a farbičky, nech má. Ak vám to urobí dobre:) Ale nepreháňajte to. Je veľa úloh (napr. v kreatívnej sfére), ktoré by sa dali robiť a prerábať a vylepšovať donekonečna. Nie je umenie pracovať dlho, ale vedieť si povedať dosť. To neznamená, že máte tu a teraz zahodiť všetko, čo držíte a utekať domov. Ja osobne nerada utínam prácu, ak nemám niečo dokončené, pretože aj keby som prácu v danej sekunde fyzicky ukončila, myšlienkami budem ešte pri nej. Preto si na konci každého pracovného dňa rada dokončím myšlienku, aj keby to malo znamenať, že budem v práci dlhšie, ale no a čo, niekedy inokedy zase skončím skôr. Keď mám úlohu hotovú, je pre mňa uzavretá a viem sa naplno sústrediť na svoj súkromný život. 

Na záver posledná, najdôležitejšia rada:) Nezabúdajte na seba. Niekedy v návale práce človek zabúda/nestíha raňajkovať. Obedovať. Zavolať rodičom. Tráviť čas s kamarátmi. Chodiť cvičiť. Kultúrne sa vyžívať. Pestovať koníčky. Spať. Ale ani stroje nefungujú bez bateriek, bez šťavy. Doprajte si kvalitný voľný čas, aby ste načerpali sily pre ďalší deň.