Máte toho veľa? 10 tipov ako zvládnuť nápor práce, chaos a stres

Foto: Pexels

Sú také ízygoing typy ľudí, čo aj veľký nápor práce zvládnu ľavou zadnou (dokonca sa v záplave úloh, zmätku a strese vyžívajú!) a potom je tu opačný extrém – ľudia, ktorých nápor práce prevalcuje. Patríte do druhej kategórie? Tento článok je pre vás:) Čo teda robiť, ak máte toho v práci veľa?

1. Ak neviete, kde začať, niekde skrátka začnite. Sú dni/obdobia, kedy vnímate len to obrovské množstvo práce a neviete, kam skôr skočiť. Na prvý pohľad ešte neviete, ktorá úloha je najdôležitejšia, vidíte len kopu papierov na stole a plnú mailovú schránku, chytá vás panika, ale nemusí. Predstavte si, že šoférujete v hmle. Viditeľnosť je len na pár metrov, idete pomaly, ale idete. Každý jeden meter sa vám odhalí ďalší meter cesty a vy takto dokážete precestovať stovky kilometrov. Ak neviete, kde pri tom množstve práce začať, niekde proste začnite. Váš cieľ nemusí byť viditeľný, ale krok po kroku dokážete napredovať.

2. Sústreďte sa výhradne na to, čo práve robíte. Váš mozog vám pripomína, čo všetko treba urobiť (ešte toto, ešte tomto... nezabudni... a potom ešte...), fyzicky robíte niečo, ale mysľou ste o 3 kroky popredu. Vaša pozornosť je roztrieštená, spracúvate v jednom momente množstvo informácií, ocitáte sa pod paľbou podnetov. Takýto spôsob práce je veľmi vyčerpávajúci, neefektívny a stresujúci. Stop. Sústreďte ruky, hlavu, dušu (všetko!) len na tú danú jednu úlohu, len na ten daný jeden krok. Nad ďalšími vecami sa zamyslíte, až keď sa k nim dostanete. Takto prácu urobíte v pokoji, rýchlejšie a bez chýb z nepozornosti.

3. Pracujte v blokoch. Skáčete z úlohy do úlohy, chvíľu sa vám zdá dôležité toto, potom zase niečo iné, potom si na niečo spomeniete, zase odbehnete, do toho vám zvoní telefón. Zrazu sa ocitáte v chaose, máte rozpracovaných množstvo úloh, ale žiadnu dokončenú. Moja rada znie - ak sa raz začnete niečomu venovať, tak to aj dokončite. V prípade, že si spomeniete na niečo dôležité alebo sa potrebujete k niečomu neskôr vrátiť/k niečomu odbehnúť, zapíšte si to bokom, ale pokračujte v rozrobenom.

4. Eliminujte vyrušenia, nebojte sa byť nedostupný. Ako si to nastavíte, tak to budete mať. Ak ste s kolegami zvyknutí, že sa príliš často navštevujete medzi kanceláriami, vhodným spôsobom kolegom vysvetlite, že teraz potrebujete pracovať. Vypnite si zvuky na súkromnom telefóne a ak vám to charakter práce umožňuje, vybavujte aj pracovné telefonáty iba vo vymedzený čas, napr. vždy po 2 hodinách práce obvoláte naraz všetky zmeškané hovory.

5. Oddeľte si prácu od súkromia. Ak sa v práci sústredíte len na prácu a v súkromí len na súkromie, budete obom týmto sféram života šéfovať najlepšie ako viete. Samozrejme, niektoré súkromné veci sa nedajú vybaviť mimo pracovnú dobu, a naopak, niekedy vám pracovná doba zasiahne do súkromia, no snažte sa eliminovať tieto presahy. Prečo je to dôležité? Ak máte veľa práce a budete si ju nosiť domov a budete dlhodobo veľa pracovať, možno to znamená, že danú prácu by mali robiť dvaja ľudia. Pre zamestnávateľa je výhodné, keď všetku robotu bez reptania znáša jeden človek, faktom však je, že vy sa jedného dňa unavíte (fyzicky, psychicky) tak, že to už nevyrieši víkend ani týždňová dovolenka. Ak potrebujete niečo urgentné v práci dokončiť na úkor svojho voľného času, je to v poriadku, ale neurobte si z toho štandard, lebo čím viac práce urobíte, tým viac (a horšej) práce dostanete, pretože VY to vždy zvládnete.

6. Určite si hranice. A určite si ich pre seba - interne vo svojej hlave - v čase, keď máte práce tak akurát, nie v čase, keď jej máte vyše hlavy, pretože vtedy sa nám zdá normálne aj to, čo sa nám inokedy nezdá normálne (rýchlo do seba nahádzať obed popri práci, pracovať 12 hod denne – z toho 4 hod zadarmo, riešiť cez víkend požiadavky, ktoré by pokojne mohli počkať do pondelka a pod.). Následne v čase, keď sa na vás zvalí množstvo práce, tieto svoje hranice vhodným spôsobom komunikujte. Zamestnávateľ za vami nepríde s „vieš čo, máš toho veľa, tak ja ti z práce odoberiem“, on vám bude len nakladať a bude to robiť dovtedy, kým mu to dovolíte – on možno ani nevie, že pracujete zadarmo/po večeroch a víkendoch, a že vám to vadí, kým mu to nepoviete.

7. Stanovte si priority. Vybavte dôležité/nepríjemné úlohy ako prvé a z to do listu vám odbudnú veľké položky, zvyšok už zvládnete hravo. 

8. Rozlišujte medzi naliehavým a dôležitým. Niektorí ľudia si aj v bežnej komunikácii zvykli používať „pošlite mi obratom“, „pozrite sa na to, o chvíľu vám zavolám“. Takže vďaka týmto ľuďom sa prepnete do úlohy, ktorá vôbec nie je podstatná, ale je naliehavá, lebo vás ňou niekto poveril použitím nátlakových slov. Ak robíte niečo dôležité a skočí vám do toho niečo naliehavé, venujte sa dôležitému.

9. Nekontrolujte maily 20 x za deň. Ak nepracujete ako asistentka, môžete si dovoliť kontrolovať mailovú schránku len 2 či 3 krát za deň. Ak sú ľudia, správy od ktorých bývajú dôležité, nastavte si pri nich zvukové alebo vizuálne upozornenie. A keď už sa mailom venujete, odpisujte na všetky, nenechávajte si odpovedanie na už prečítaný mail na neskôr (ak je dôvodom lenivosť a nie fakt, že odpovedať neviete). Mne sa osvedčilo odpísať aj v prípade, že odpovedať neviem a musím si k danej veci niečo zistiť, aby druhá strana vedela, že jej správu registrujem a na jej vybavení pracujem, vyhnete sa tak zbytočným urgenciám. 

10. Nenaťahujte úlohy. Niektoré úlohy by sa dali robiť hodiny a hodiny. Každá tabuľka by mohla byť ešte krajšia, každý report by mohol byť ešte podrobnejší. Ale treba to? Zamyslite sa pri každej úlohe, koľko času jej potrebujete/chcete venovať s ohľadom na množstvo ďalších úloh, ktoré vás čakajú. Ak ste si nejakú úlohu nechávali otvorenú, lebo ste sa o nej chceli ešte poradiť alebo si k nej niečo vyhľadať, ale z nejakého dôvodu sa to nepodarilo, urobte manažérske rozhodnutie a úlohu podľa svojho najlepšieho svedomia a vedomia uzavrite, inak ju budete riešiť donekonečna.

Máte nejaké iné tipy, ako hravo zvládnuť nápor práce? Budem rada, ak sa o ne podelíte:)