streda 13. januára 2021

Ako pracovať efektívnejšie?

Foto: Pexels

Úprimne, v roku 2020 by som si za takýto článok dala po prstoch:) Mojou prioritou bolo spomaliť, nestresovať sa, nájsť rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom a príspevok o 120-percentných výkonoch úplne nie je v súlade s týmto konceptom. Ale čo je to vlastne efektívnosť? Byť efektívny predsa neznamená pracovať bezchybne a "do zodratia". Práve naopak, efektívnosť nám má pomôcť skončiť s prácou skôr, urobiť ju šikovnejšie. Byť efektívny znamená byť prefíkaný v oblasti nakladania s vlastným časom. Lebo zatiaľ, čo sa trápite s nejakou úlohou, resp. iba rozmýšľate nad tým, že by ste ju mali začať riešiť, už ste ju dávno mohli mať hotovú. 

Efektívnosť je dobrý sluha, ale zlý pán. Ak sa snažíte pracovať efektívne v rámci svojich možností a schopností, je to super. Akonáhle to ale začnete hrotiť a chcete byť efektívny vždy a všade, každý deň, za všetkých okolností, dostanete sa do stresu a budete z toho akurát vyčerpaný. Preto by som tento článok adresovala predovšetkým ľuďom, ktorí majú problém s motiváciou, odkladajú úlohy na neskôr, nedokážu pracovať sústredene a chceli by to zmeniť. Tak teda tu je - môj recept na efektívnosť:)

  1. Nájdite vo svojej práci a v každej úlohe zmysel. Len ťažko môžeme hovoriť o efektívnosti, ak nemáte motiváciu byť efektívny. Nájdite si vo všetkom, čo robíte, nejaký benefit - napr. niečo sa dozviete, naučíte alebo naučíte vy niečo niekoho iného. Pouvažujte, aké užitočné schopnosti/vlastnosti vám pomáha budovať vaša práca. Možno vám príde do cesty komplikovaná dlhodobá úloha, ktorá cvičí akurát vašu trpezlivosť - aj to sa počíta:) Lebo súčasťou každej práce sú aj tie menej príjemné/menej zaujímavé úlohy. Nemôžeme ich preskočiť, ale môžeme zmeniť svoj prístup k nim. Môžeme ich vnímať ako peklo ALEBO (a to odporúčam) ako výzvu a trénovať si na nich napr. svoju profesionalitu, schopnosť argumentácie, organizačné schopnosti a pod.
  2. Stanovte si priority. Ak počet/náročnosť pracovných úloh presahuje vaše kapacity (či už zdanlivo alebo reálne), zamerajte sa v prvom rade na nevyhnutné úlohy; tým menej podstatným sa povenujete, ak vám zostane čas. Je lákavé robiť to naopak - vybavíme radšej viac jednoduchších vecí, lebo ľúbime odškrtávanie hotových úloh, avšak nevybavená jedna dôležitá úloha je 100 x horšia ako 10 nepodstatných.
  3. Vytvorte si to-do list a rozvrh. Premyslite si, čomu sa potrebujete daný deň venovať. Keď sa púšťate do novej úlohy, pouvažujte, ako dlho vám práca na nej potrvá. Stanovte si orientačný limit - napr. túto úlohu chcem vybaviť do 11tej. Cieľom nie je, aby ste sa stresovali, ale aby ste si stanovili mantinel a prílišne sa s jednotlivými úlohami nezdržiavali. 
  4. Vybavte komplikovanú/najmenej zábavnú úlohu ako prvú. Nezáživnosti, ktoré nemajú termín, príp. nemajú až takú prioritu, ALE nemožno ich ignorovať, máme tendenciu odkladať. Niekoľko hodín, týždňov, mesiacov. Lenže napokon si vždy (vždy!) uvedomíme, ako nás to vyčerpáva - niečo dlho držať v hlave a nemať to hotové, takže sa rozhodne oplatí urobiť to ASAP.  
  5. Každú úlohu si najskôr premyslite. Inak povedané, zbrklosť sa nevypláca. Pouvažujte, ako budete postupovať, čo a koho ku svojej práci potrebujete, kde to zoženiete a pod. Vygooglite si pojmy, návody, odporúčania. Takáto príprava vás bude stáť kúsok času, ale oveľa menej, ako keby ste mali nepremyslenú úlohu 3 x prerábať. 
  6. Najskôr dokončite jedno, potom začnite druhé. Je veľmi ľahké skĺznuť k multitaskingu, ale vďaka nemu robíme naraz 5 vecí a ani jednu poriadne. Prípadne máme veľa rozrobeného, ale nič dokončené. Multitasking často vedie k chybovosti a vyčerpanosti a práve tomu sa chceme vyhnúť. 
  7. Nezacyklujte sa v úlohách. Určitej úlohe môžete venovať 30 minút alebo 2 hodiny. Ak máte na daný deň naplánovaných 5 úloh, môžu vám zabrať 2,5 hodiny alebo 10 hodín. A to je rozdiel. Môžete vytvoriť excelovskú tabuľku, ktorá obsahuje všetko potrebné ALEBO vytvoríte excelovskú tabuľku, kde bude všetko dokonale zladené, zarovnané, farebne vyznačené. Závisí od charakteru úlohy - je dôležité, aby bola tabuľka iba prehľadná a funkčná ALEBO musí byť aj pekná? Dôkladne zvažujte, čo je nevyhnutné a čo je už, naopak, plytvanie časom.  
  8. Naučte sa rozlišovať medzi dôležitým a naliehavým. Niektorí ľudia budú od vás všetko požadovať "obratom" a nezabudnú k tomu pripojiť 3 výkričníky (!!!). Budú vám s nepodstatnou vecou volať dovtedy, kým ich nezdvihnete. Vyrušia vás pri práci 5x, lebo ešte toto, ešte toto... Nie všetko naliehavé je dôležité. Vysvetlite kolegyni, klientovi, šéfovi..., že aktuálne pracujete na niečom, čo má termín o 2 hodiny, t. j. má to prioritu pred všetkými požiadavkami s neskorším termínom.
  9. Buďte nedostupný. Niekedy nás o čas oberajú iní, ale niekedy za to môže naša nedisciplinovanosť. Mnoho ľudí popri riešení určitej úlohy odbieha k mailom - či už pracovným alebo súkromným. Ďalej našu prácu prerušujú telefonáty a smsky. Ak to charakter vašej práce umožňuje, pracujte v blokoch. Venujte sa riešeniu úlohy a až po jej dokončení (alebo v určitých intervaloch) skontrolujte svoju mailovú schránku a obvolajte zmeškané hovory. 
  10. E-maily vybavujte ihneď po prečítaní. E-mail prečítam, odpíšem, vybavené. Nie je nič horšie ako mail, ktorý si prečítam, označím ho ako neprečítaný, v priebehu dňa naň niekoľkokrát omylom kliknem, lebo zabudnem, že TO JE TEN MAIL, takže ho ešte niekoľkokrát opätovne označím ako neprečítaný a keď sa k nemu neskôr vrátim, znova si ho prečítam, lebo konečne idem odpovedať...  
  11. Zabezpečte si vhodné pracovné prostredie. Efektívnosť práce môže negatívne ovplyvňovať aj nedostupnosť vhodných technológií, technické problémy, absencia rôznych potrieb/pomôcok či neporiadok v pracovnom priestore. Či už si tieto veci riešite samy alebo prostredníctvom zamestnávateľa, je dobré na to myslieť, pretože sa potrebujete venovať práci a nie údržbe polofungujúcich zariadení. 
  12. Oddychujte. Myslím, že toto netreba špeciálne vysvetľovať. Všetci sme nemožní, keď sme unavení:) Oddych nám pomáha zregenerovať sa fyzicky, ale aj psychicky. Aj keď sú obdobia, kedy je pracovných úloh veľa, snažte sa nájsť si čas na seba, svoje potreby a záujmy. Neodkladajte stretnutia s kamarátmi a rodinou, svoje koníčky a preventívne prehliadky kvôli tomu, že sa cítite byť "nenahraditeľný". Ak nemáte práve efektívny deň (lebo nie vždy idú veci podľa našich predstáv), nevyčítajte si to, ale užite si pre zmenu to lenivé tempo, veď efektívne dni tu boli aj budú:)
Máte ešte nejaké iné tipy na to, ako pracovať efektívnejšie? Čo pomáha vám?

2 komentáre:

  1. Ten bod vybaviť komplikovanú záležitosť ako prvú úlohu dňa to robím aj v osobnom živote a je to super. Vybavím to najhoršie a potom už to všetko ide ľahšie.

    OdpovedaťOdstrániť
    Odpovede
    1. Je to tak, aj ja už začínam chápať, že samé sa to nespraví :))

      Odstrániť